Quando você fecha um salário de R$3.000 com um candidato, é fácil pensar que o custo daquele funcionário é R$3.000 por mês. Não é. Existe uma camada de encargos, provisões e benefícios que fica por baixo do salário e que muita empresa só percebe quando soma tudo no fim do ano.
Neste guia a gente abre essa conta linha por linha, com os números de 2026, para você saber exatamente quanto sai do caixa por cada pessoa do time.
A regra de bolso: de 1,3x a 1,8x o salário
Depois de somar tudo, o custo total de um CLT costuma ficar entre 1,3 e 1,8 vez o salário. A faixa depende principalmente do regime tributário da empresa e dos benefícios que você oferece.
- Simples Nacional: a folha não paga o INSS patronal (os 20% caem dentro da alíquota do Simples), então o custo tende a ficar perto de 1,3x a 1,4x o salário.
- Lucro Presumido ou Real: entra o INSS patronal e o sistema S, e o custo sobe para a casa de 1,6x a 1,8x, ou mais, dependendo dos benefícios.
Para onde vai o dinheiro
Além do salário, estes são os itens que compõem o custo mensal de um CLT. Alguns são pagos todo mês, outros são provisões (você guarda um pouco por mês para pagar lá na frente), mas todos saem do seu caixa.
- FGTS (8%): depositado todo mês na conta vinculada do funcionário.
- 13º salário: um salário extra por ano, ou seja, uma provisão de 1/12 do salário por mês.
- Férias mais 1/3: as férias já estão no salário, mas o adicional de um terço é custo novo. Provisão mensal de (salário mais 1/3) dividido por 12.
- FGTS sobre 13º e férias: os 8% também incidem sobre essas provisões.
- Multa do FGTS: a cada real de FGTS depositado, você provisiona 40% para o caso de uma demissão sem justa causa no futuro.
- INSS patronal e sistema S (cerca de 26% a 28%): só para empresas fora do Simples. Incide sobre salário e provisões.
- Benefícios: vale-transporte, vale-refeição ou alimentação, plano de saúde e outros. Variam muito de empresa para empresa.
Um exemplo com salário de R$3.000
Veja como fica a conta de um salário de R$3.000 sem benefícios adicionais, comparando os dois cenários de regime tributário.
| Item | Simples | Fora do Simples |
|---|---|---|
| Salário | R$3.000,00 | R$3.000,00 |
| FGTS, 13º, férias e multa | R$984,67 | R$984,67 |
| INSS patronal e sistema S | R$0,00 | R$996,17 |
| Custo mensal | R$3.984,67 | R$4.980,83 |
No Simples, esse salário custa cerca de 1,33x o valor combinado, ou algo em torno de R$47.816 por ano. Fora do Simples, sobe para 1,66x, perto de R$59.770 por ano. A diferença de quase R$1.000 por mês é só o INSS patronal.
Os valores são uma referência de 2026 e podem variar conforme a alíquota RAT da sua atividade, benefícios e acordos coletivos. Use a conta como estimativa de planejamento, não como cálculo fiscal fechado.
Quer o número exato do seu caso?
Use a Calculadora de Custo do Funcionário CLT. Você coloca o salário, escolhe o regime e adiciona os benefícios, e ela mostra o custo mensal, o custo anual e quantas vezes o salário aquela pessoa realmente custa.
Por que esse número importa na gestão
Saber o custo real muda decisões práticas do dia a dia. Na hora de definir um salário, você enxerga o impacto verdadeiro no caixa. Ao montar o orçamento do time para o ano, você projeta com a conta cheia, não só com a soma dos salários. E ao avaliar uma contratação, consegue comparar o custo de um CLT com alternativas como PJ ou terceirização com números reais na mesa.
O problema é que, na maioria das empresas pequenas, esses dados ficam espalhados em planilhas: uma para salários, outra para férias, outra para benefícios. Fica difícil ter a visão do custo do time em um lugar só, e mais difícil ainda mantê-la atualizada quando alguém entra, sai ou muda de salário.
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